优秀实践经验,建立标准化、合规化的采购流程,确保各环节有序推进、各司其职。
1.核心流程规范
建立明确的自主采购标准规范。所有低值医用耗材、单次或单台(套)金额在 5万(含5万)以下的物资设备及应用软件及其他无形资产、采购单次金额10万(含10万)以下的维护维修(设备及软件)和各种服务,均采取谈价的方式进行采购。
单次或单台(套)金额在5万以上30万以下(不含30万)的设备、采购单次金额10万以上及100万以下(不含100万)的维护维修(设备及软件)、预算金额在30万~50万(不含50万)的建设工程及维修、单次或单台(套)金额在5万以上30万以下(不含30万)的软件及其他无形资产和各种服务,均采取比选方式进行采购。
2.流程节点详述
(1)资质审核前置、高效专业。以往,医疗机构线下谈判会环节多、流程长,通常持续4-5个小时,耗费专家及相关工作人员大量时间精力,将审核报名供应商资质等事务性工作前置至正式开标前,事先将不符合资质要求供应商剔除的工作机制,不仅可有效缩短线下谈判会的时长,还可确保线下评审专家的主要精力放在采购核心指标的评选层面,有效提升线下评审效率。
(2)科室参数盲审、采用分离。按《医疗机构医用耗材管理办法(试行)》中的规定,其他科室或者部门不得从事医用耗材的采购活动。为深度契合政策要求,医疗机构可采用分段评标方式,即双信封制,临床科室仅负责技术参数盲审,对供应商名称、报价等数据对科室做不可见处理。专家则在科室评审的基础上开展进一步的综合性评审,让使用科室回归需求评定、采购人员专注采购本身,充分体现专业人做专业事,同时解决采购使用分离模式与保障临床医疗质量的矛盾,确保合规并满足临床使用。
(3)在线即时评标、全程留痕。基于全面业务及评标全程留痕考虑,医疗机构可借助移动信息技术手段,开展在线即时评标模式,确保评标结果全部留痕,实时可查。当出现中标供应商无法履约时,系统可自动调取投票结果,筛选候选供应商。在确保全程透明、公开的同时,减少暗箱操作的风险点,让医院自主采购更安全合规。
(4)经费精准管控、实时监管。经费管理一直是公立医院自采管控的重點,但传统的经费管理缺乏有效的事先控制,经费超支风险大、难以实现精准管控、烦琐低效。
这种低效更体现在科研类采购的经费管理层面。为重点解决科研类采购“金子管控难度大、采购报账难”等问题,医疗机构可根据实际业务开展情况,优化科研经费审批流程,实现招采管理与HRP项目经费卡的无缝对接,在申购时即对经费进行审核,审批通过则经费冻结、专款专用。有效规避因采购与支付环节脱钩导致的资金无法实时监管的问题,实现采购费用的实时、精准管控,从源头上防止超支。
3.全程追溯留痕
为确保采购全程的公开透明,打造全流程可溯化的采购体系,我院还依托信息化工具,在系统内对每个流程的关键节点,进行实时跟踪,保留各节点的操作时间、内容与账号,并对数据进行加密备份处理,保证历史数据可查可追溯。
(三)支持移动办公,提升采购效率
自采业务线长、流转节点多、即时响应低,是我院自采效率难以有效提升的关键。为改变这一现状,我院开创性的尝试移动办公模式,依托移动信息技术,为采购人员配备PAD设备,确保采购人员可随时随地在移动端响应采购各环节的操作需求,从而有效缩短了采购周期,实现采购效率的大幅提升。
三、结论与展望
基于上述自主采购“优采”模式的构建,公立医院初步搭建了跨部门、跨学科的精益化管理模式的采购工作职能团队,形成了“流程标准化、作业合规化、全程可溯化”的采购全链条精益管理体系,打破了传统各部门间管理脱节的缺陷,有效改善了自采效率与合规之间的矛盾,采用分离与保障临床医疗质量的矛盾,提高了自采效率。
在采购效率的提升方面,公立医院可根据采购物资种类的不同尝试更为丰富的采购方式。总务后勤类物资,医疗属性低,市场同质化高,可逐步与社会化采购方式接轨,简化采购流程,优化管理方式,实现采购效率与质量的双重提升。
而设备、低值耗材等采购产品的采购选择,一定要回归临床路径。未来,我院将探索依托第三方数据平台,建立支持产品检索、产品对比、市场调研等覆盖自主采购决策全场景的数据服务体系。通过数据的分析处理,在产品对比方面提供产品价格分级梯度、产品区域覆盖图、对标医院使用信息等数据支持,确保我院采购人员、使用科室可横向清晰了解同区域、同级医院每类耗材的平均价格水平及基本参数配置,规避临床采购风险,实现最优化科学采购。在市场调研方面,为采购人员提供产品参数及供应企业资质、经营情况等数据,便于采购人员全方位了解产品各项数据及采购渠道,提升采购效率。为采购决策提供全面、科学、有效的数据支撑,真正为公立医院自主采购“优采”模式的构建深度赋能。
(作者单位为贵州中医药大学第一附属医院)
法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等法律法规的陆续出台与逐步完善,各级公立医院都积极贯彻落实政策标准,不断加强医院自身内部采购的管控力度,规范招标采购行为,试图构建高效、合规、透明的采购管理体系。
关键词 公立医院 自主采购 规范管理