【一】:通用公文的格式
一、
通用公文的格式
指公文的外观样式,即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
(一)通用公文用纸和印装规格
( 要求字目闪动)
1、 采用国际标准A4型纸
2、 公文页面与版心尺寸
3、 文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行,每行排28个字。
4、 公文左侧骑马订或平订,不掉页;后背平整、不空。
(二)通用公文中各要素标识规则
1、眉首
1) 公文份数序号
2) 秘密等级和保密期限
3) 紧急程度
4) 发文机关标识
5) 发文字号
6) 签发人(会签人)
7) 红色反线
①00001 ②机密★一年
③ 特 急
④××××××××文件
⑤×××〔2006〕号
分析“①”表示 公文份数序号
1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号,党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。
每一份
公文的份号都不一样,这在秘密公文的管理过程中有重要意义。
2、 份号的位置在公文首页版心的左上角第1行。用阿拉伯数字标注。如001至999
“②”表示 秘密等级和保密期限
1、秘密公文的秘密等级共有三级“绝密”、“机密”、“秘密”。
如无保密内容,不得标注此项,以免给工
作增添麻烦。
2、密级标注在公文首页版心右上角第一行。两字间空一格。如“机 密”
“③”表示 不是事关重大、需要紧急办理的公文,不得标注此项。
紧急程度的标注一般也在首页右上角第2行,跟秘密等级上下排列,居秘密等级下方。
“④”表示 发文机关标识
一般由发文机关名称加“文件”两字组成,也可以只有机关名称不加“文件”二字。
版头用套红大字居中印在公文首页上部。
版头这一格式项目需要特别注意的问题还有
**发文机关名称必须使用全称或规范化简称,不得出现所指不明或容易误解的情况。
**几个机关联合发文,属于行政公文的,要把参与发文的机关都排上,主办机关排列在前,其它机关依次
在下方整齐对应排列。机关名称后的“文件”二字居纵向中央。
几个同级机关(如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅)联合发文,
例 安徽省人事厅
安徽省 科 委 文件
安徽省财政厅
** 在民族自治地方,发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。
“⑤”表示 发文字号有固定的模式由发文机关代字+年份(发文年度)+序号(发文顺序号)
机关代字是发文机关名称的极度简缩,但还能识别出是哪一个机关。如“国发”是国务院的机关代字;“中发”是中共中央的机关代字;“国办发”是国务院办公厅的机关代字。陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”,
四川省人民政府的机关代字是“川府”,根据代字可以看出发文的是什么机关。
年份就是发文当年的年度,用阿拉伯数字写全,不得缩写,如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号,例
如〔1999〕。不得用圆括号或别的括号。
眉 首
序号是机关发文的流水号,当年所发的第一份公文是1号,以后依次顺排即可。除命令(令)外,其它公文
的序号前不加“第”字,数字前面也不加“0”。
发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线
①关于×××工作的通知
②××××××
③ ××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××
×××××××××××。
④附件 ××××××
××××××
⑤××××××
二○○六年一月十号
⑥(××××××) 分析“①”表示 标题
公文标题位于间隔横线下方,居中排列,字号大于正文。
公文标题由发文机关名称、公文主要内容、文种组成,简称标题三要素。发文机关名称根据情况可以省略 公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。如《**市人民政府关于开展财务大检查的
通知》
“②”表示 主送机关
就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称,位于公文标题下
方,正文上方,顶格排印。
下行文的主送机关可以有若干个,排列时,同类型、相并列的机关之间用顿号间隔,不同类型、非并列关
系的机关之间用逗号间隔,最后用冒号。
如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关
各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局),教委(教育厅),语委(语言文字工作 机构),国务院各部委、
各直属机构人事(干部)部门,新疆生产建设兵团人事局
向上级机关行文,特别是上行文中的请示,一般只能写一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知,可
以抄送。
大多数公文都有主送机关,但有些向全社会普发的下行文(如通告、公告),没有明确的主送机关,可以
没有这一项。
“③”表示 正文
正文位于主送机关名称的下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。
一般公文要求一文一事。
“④”表示 附件
具体写法“附件”后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码.如(附
件1.×××)
“⑤”表示 成文日期
要写明年、月、日,不得简写,用汉字书写
如,零要写作成“O”如“二OO一年一月一日”
书写的位置一是文尾标注 二是题下标注。会议通过的重要公文,如决议、决定,以及条例、规定通用公文范文。
等法规性文体,成文日期不在文后,而是加括号标注于标题下方居中位置。
“⑥”表示 附注
公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
一般是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明,如“(此件传达群众)”
需要注意的是
不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释。
“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
① 主题词×× ×× ×× 通知
②抄送××××××,××××××,×××××,××××××。
③
⑤××××(印发单位) ④××××年×月×日印发
(共印××份) 分析“①”表示 主题词
又称为“关键词”。它是公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。
所有的公文都要标注主题词,上报的公文要求更严格,要按上级机关的要求和公文主题词标标注。
主题词按规定应标注在公文末页下部,抄送范围上方。
其标引的顺序先标类别词,再标类属词。主题词的数量一般三到五个,要求不超过5个。原则是“谁办文,
谁标引”
“②”表示 抄送机关
指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。
它位于主题词的下1行,左空1字,用3号仿宋体标识“抄送”,后标全角冒号,冒号后为抄送机关。抄送机关用全称或是规范化的简称,抄送机关之间分隔采用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐,最后
一个抄送机关后标句号。
“③”表示 版记中的反线
版记中各要素之下均加一条黑色反线,宽度同版心。
目的1、显示各要素之间的区别;2、显得美观好看
注意的是最后一个要素之下要有一条反线。
“④”表示 印发机关和印发日期
印发机关和印发日期位于抄送机关之下,占1行位置。
印发机关要具体到承办公文印制和发出的部门。通常是机关的办公部门,或办公部门下属的秘书部门。
印发日期,指的是办公部门接到定稿后起印日期。一般写成*年*月*日,使用阿拉伯数字。
“⑤”表示 版记的位置
版记置于最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行
关于印章的认识
(三)通用公文的特定格式
三种格式信函式格式
命令式格式
会议纪要格式
二、事务文书、商务文书的格式
除了简报等个别文种外,大多文书不具有版头、主体、版尾这样严格的三大板块的划分;
事务文书与公务文书包含多个文种,这些文书各有各的格式规范与要求,如请柬有其固定的格式;合同、
标书也有约定束成的格式。
秘书文书基础知识第二节应用文书的格式
来源考试大 【爱学习,爱考试大】 2009年2月16日 模拟考场 视频课程
【训练题】
一、 填空
1、 一份完整的公文格式,是______、________、_________三大部分组成的。
2、 文头又称版头,是由文件名称、发文字号、_____、______、_____和紧急程度等项目组成。
3、 公文的紧急程度分_____、______两种,位置在“秘密等级”的_____。
4、 标题中除_____、_____名称加书名号外,一般不加标点符号。
5、 公文用纸一般采用国际标准A4型纸。A4型纸尺寸为_____,公文版心尺寸为________。
6、 标注主题词应以_________为依据。
二、简答题
1、受双重领导的机关上报公文,可能出现下列三种情况
(1)写明两个主送机关;
(2)只写一个主送机关
(3)既写主送机关,又写抄送机关。
【二】:公文通用格式
文字标准标题——二号小标宋体,居中显示;
正文中只有一级小标题的,小标题用黑体字排印;有两级小标题的,第一级小标题用黑体字排印,第二级小标题用楷体字排印;有多级小标题的,第一级小标题用小标宋体字排印,第二级小标题用黑体字排印,第三级小标题用楷体字排印,第四级小标题用仿宋体排印。
主送机关——三号仿宋字体,定格,冒号使用全角方式; 正文——三号仿宋字体
成文日期——三号仿宋字体,用阿拉伯数字标注,右空四个字的距离。
国家行政机关公文格式
(GB/T9704-1999代替GB/T9704-1988)
范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。
引用标准
- —1—
下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T148-1997印制、书写和绘图纸幅面尺寸。
定义
本标准采用下列定义
1 字word
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
2 行line
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。
公文用纸主要技术指标通用公文范文。
公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,PH值为5~5。
公文用纸幅面及版面尺寸
1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm×297mm,尺寸允许偏差见GB/T148。
2 公文页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm
—2—
公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm
版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)
文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
排版规格与印刷装订要求
1 排版规格
正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。
2 制版要求
版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
3 印刷要求
双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
4 装订要求
公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm,四角成90°,无毛茬或缺损。
公文中各要素标识规则
- —3—
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线(宽度同版芯,即156mm)以上的各要素统称眉首;臵于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;臵于主题词以下的各要素统称版记。
1 眉首
1 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
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