先进的军事理论和高度的技术技能,才能完善地进行司令部的工作”。就是说,在部队指挥机关从事秘书和参谋工作的人员,不但要懂政治、通文理、熟公文,保管好档案外,还必须懂军事、会打仗。参谋处内设作战科、侦察情报科、通讯科、机要科、队训科和秘书科。这些科的工作人员在作战时当参谋,管理部队时当助手,处理文件电报时当秘书。
在八路军的司令部将秘书处改为参谋处的同时,八路军总政治部和其他一些师级政治机关也将秘书处改为总务处。总务处内设文书科和总务科,分别负责文书处理和机关生活管理工作。在八路军旅以上司政机关内还有一种称为机要室的工作机构。机要室有综合机要室和机要秘书室之分。综合机要室内设秘书科、机要科和管理科,分别负责机要电讯、文书处理和行政事务工作。例如1939年晋冀鲁豫军区司令部内就设有机要室,兼有秘书处和参谋处两种工作职能。还有些军事部门设有机要保密室,配备1名机要秘书,主要负责机密文件和电报的承办和保管工作。可见,不管哪个级别的部门都非常注重档案资料的管理和保密工作。
为了便于保管战时形成的重要档案资料,八路军还对战时公文规格及分类立卷标准做出了具体要求。对于公文格式,1940年3月《八路军各级司令部(军、师、旅、团)暂行工作条例》要求:一是,草拟文件的电报以“简单明了”为原则。二是,文件电报用纸大小要便于收藏和携带,以能在皮包内放下为宜。三是,一切文电草拟应从左而右横写清晰,不但使用纸张要大小一致,而且要书写一致,即每份文件均应“横写由左而右,每页20行,每行20字”这种书写方法也是以便于案卷的管理为目的。此外,还对文电的格式及其他注意事项加以了规定。对于文电分类立卷,此条例还规定:各级司令部应将全部文件电报集中起来分为作战类、情报类、部队编制管理类、队训类、机要电讯类和文秘类等,然后分别各类立成“司令部案卷”,“案卷”务求简单、轻便、便于携带和便于检查与使用。
各部委档案机构的设置
在恢复中共中央秘书处和建立中央办公厅的时候,中央各部委的秘书、档案工作也得到了加强。比如,中共中央组织部、中共中央宣传部、中共职工运动委员会、妇女运动委员会以及其他一些机关都建立了秘书处。这些部委的秘书处内部一般的设置有文书科、收发科、材料科、机要室等。其中,中央各部委秘书处内设的材料科或机要室就是其档案机构。档案机构要求“凡机密文件必须专人负责严格保管,并不得向外泄露”。鉴于各部委文件使用频繁,特对文书处理工作人员和借阅文件的人员提出如下要求:“调阅文件应当按时归还,保管人员负责登记及催还之责,倘有遗失,由遗失者负责,过期不还而遗失者,保管人与遗失者共同负责”。各部委在文件管理方面还区分重要与不重要的两部分,一切重要的文件,要专人严格管理,无保存必要的文件,一律登记监视销毁,不得随意抛弃。
1941年8月1日党中央发出《中共中央关于调查研究的决定》以后,在中央建立了调查研究局,在各中央局、分局、省委、区党委、八路军、新四军和抗日民主根据地的边区政府设立了调查研究局或调查研究室。浓厚的调查研究空气,也波及到了档案工作的各个环节。1942年精兵简政后,一些地方把调查研究室放在了秘书处,这样,通过调查研究起草的文件更加实事求是,内容也更加丰富起来了。中央给各级调查研究部门的一项主要任务是“收集整理研究各地区客观情况与主观工作的材料”,特别是要注重收集敌友我三方面的文件材料。为了管理好在调查研究中所收集到的材料,调查研究局和调查研究室内部都设立了材料室来专门管理收集到的文件材料。同时还规定了调查研究与使用文件材料的规定。比如,党务研究室和调查研究局的负责同志可以向秘书处借阅使用党的绝密文件,其他研究人员可以根据中央办公厅和中央组织部借阅文件的规定阅览普通机密的文件。一些地方秘书处的档案部门一方面向调查研究部门出借文件材料,一方面与党务研究室或调查研究局的材料室合为一个档案室,共同管理各种文件材料。